Um ein reibungsloses Projekt von Anfang an zu gewährleisten, müssen für alle Abteilungen die richtigen Workflow Management Tools ausgewählt und eingesetzt werden. Die Workflow Management Tools unterstützen Anwender bei der Arbeit, mit denen sie Ihre Prozesse nicht nur im Auge behalten, sondern auch wiederkehrende Aufgaben automatisieren können. Dies entlastet sie nicht nur bei der Arbeit, die Projektdaten werden konsistent gehalten und an einem Ort abgelegt, jeder Projektbeteiligter kann die aktuellen Daten jederzeit einsehen.

Was sind Workflow Management Tools?

Workflow Management Tools unterstützen Anwender bei ihrer alltäglichen Arbeit und Verantwortlichkeiten. Dabei ist es wichtig, dass Workflow Management Tools von Anwendern schnell erlernt werden können und sofort einsatzbereit sind und die Anwender weitestgehend entlastet. Es gibt verschiedene Workflow Management Tools, die für verschiedene Einsatzszenarien verwendet werden können. Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die verschiedenen Workflow Management Systeme, die Sie in unterschiedlichen Anwendungsbereichen bestmöglichst unterstützen.

Signavio

Prozessmodellierung: Signavio

Möchte der Anwender seine Prozesse für eine bessere Übersichtlichkeit zunächst nur digital aufnehmen und modellieren, ist Signavio die beste Wahl. Mit ihrer umfangreichen Dokumentation unterstützt sie die Modellierer. Dabei ist Signavio intuitiv und leicht verständlich. Die Prozessmodellierung erfolgt nach der BPM-Notation. Außerdem ist Signavio cloudbasiert und auf Projekte kann von überall aus zugegriffen werden. Möchten Anwender ihre modellierten Prozesse weiter ausbauen und automatisieren, unterstützt die AristaFlow BPM Suite sie dabei.

Jira

Management von Team Workflows: Jira

Jira ist eine Workflow-Management-Plattform, die sich für Entwickler bestens eignet. Für jedes Projekt werden Funktionen, Bugs und Verbesserungen angelegt, die nach Priorität und zeitlichen Aspekten strukturiert und angeordnet werden können. Dabei beinhaltet jedes Ticket wichtige Informationen, To Dos und Kommentare. Über verschiedene Swimlanes werden die Tickets angeordnet und einem Verantwortlichen zugewiesen. Über die Swimlanes Übersicht kann genau gesehen werden, welche Tickets gerade von wem bearbeitet werden, welche als Nächstes anstehen und welche bereits abgeschlossen wurden.

Trello

Management von Teamaufgaben: Trello

Mit Trello können Anwender über verschiedene Boards, Listen und Karten Ihre Projekte auf eine flexible und einfache Weise organisieren und priorisieren. Zu jeder Karte können verschiedene Informationen, Tasks, Kommentare und zuständigen Personen festgehalten werden. Dabei kann Trello in weitere Plattformen wie Dropbox, Slack oder Google Drive eingebunden werden. Auch über eine App auf dem Smartphone können die eigenen Aufgaben jederzeit eingesehen werden.

UIPath

Robotic Process Automation: UIPath

Mit sogenannten Software-Robotern werden Anwender bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Wiederkehrende Prozesse wie das Bedienen mehrerer Applikationen oder das Kopieren der Daten von A nach B werden mit den Software-Robotern einfach und schnell abgebildet. Der Software-Roboter übernimmt die lästige Kopier-Arbeit und entlastet so die Mitarbeiter. Die Effizienz und Effektivität der Anwender wird stark verbessert.  UI Path lässt sich in ERP-, BPM und AI-Technologien integrieren.

Microsoft Planner

Planung der Teamaufgaben: Microsoft Planner

Mit Microsoft Planner können Anwender neue Pläne erstellen, Aufgaben organisieren und zuweisen, Dateien freigeben, aktuelle Aufgaben im Chat besprechen und sich über Fortschritte austauschen. Das Tool ist einfach handzuhaben . Microsoft Planner kann mit nur einem Klick aus dem Startfeld für Office 365-Anwendungen gestartet werden.

AristaFlow BPM Suite

Business Process Automation: AristaFlow BPM Suite

Mit der AristaFlow BPM Suite können einfache bis hin zu komplexe Geschäftsprozesse modelliert und automatisiert werden. Dabei bringt das Workflow-Management-System Anwender zusammen, die zu bestimmten Zeiten, in bestimmten Situationen bestimmte Aufgaben zu erledigen haben, z.B. Daten eingeben, Fristen einhalten, Checklisten ausfüllen.
Kooperative Workflows können problemlos ausgearbeitet werden, die die Zusammenarbeit verschiedener Verantwortlichen noch weiter ausbaut. Verschiedene Tools und Systeme und deren Daten können in die Workflows integriert werden. Über Eskalationen und Abwesenheitseinstellungen werden die Aufgaben stets fristgerecht erledigt.

Darum sollten Sie Workflow Management Tools verwenden

Wenn Sie Ihre Zeit mehr mit E-Mail Verkehr, Kopieren von Daten, Organisieren von Aufgaben verschwenden als Ihre eigentliche Hauptarbeit zu entrichten, dann könnte Ihr Unternehmen von einem Workflow Management Tool profitieren. Je nach Anforderungen, Verantwortlichkeiten und der Größe Ihres Unternehmens, stehen Ihnen eine große Auswahl an verschiedenen Workflow Management Tools zu Auswahl. Ein Workflow Management Tool reduziert nicht nur Ihre Aufgaben, sondern spart Kosten, Aufwand und erhöht die Effizienz Ihrer Mitarbeiter.

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Inna Grünwald

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