Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind zum Versand elektronischer Rechnungen verpflichtet. Das sieht die E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 6. September 2017 vor.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format z.B. ZUGFeRD erstellt, übermittelt und empfangen wird. Weiter muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Die Rechnung ist somit nicht mehr auf Papierform und entspricht einer vordefinierten Struktur. Mit speziellen Software-Lösungen für Rechnungseingang kann der Rechnungsprozess anhand eines Workflows weiter ausgearbeitet und digitalisiert werden.

E-Rechnung, ein großer Aufwand?

Gerade klein- und mittelständische Unternehmen stehen vor der großen Aufgabe ihre alten Prozesse zu digitalisieren und das passende Werkzeug für ihre Arbeitsprozesse zu finden. Nicht nur die Kosten und der Umsetzungaufwand sind große Faktoren, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen über die Software frühzeitig in Kenntnis gesetzt und erfolgreich geschult werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, wie weit die neue Software integriert werden soll und ob mögliche weitere Arbeitsprozesse sowie bestehende Systeme in den Workflow miteingebunden werden sollen.

E-Rechnungen richtig umsetzen

Es gibt eine Vielzahl an Workflow Software für E-Rechnungen, die den Anwender bei der Genehmigung, Buchung und Archivierung ihrer Rechnungen unterstützen.
Die Workflow Software AristaInvoice macht die Digitalisierung des Rechnungseingangs so einfach wie nie. Die schlanke, anwenderfreundliche Lösung deckt den gesamten Rechnungsworkflow ab – von der Erfassung und Digitalisierung einer Eingangsrechnung, über die Rechnungsprüfung, der Rechnungsfreigabe bis zu der Buchung der Rechnung.
Durch die Workflow-Unterstützung profitieren Sie von niedrigeren Liegezeiten, höherer Transparenz des Bearbeitungszustandes und verbesserter Auskunftsfähigkeit gegenüber Kreditoren.

  • Korrekte Buchführung nach GoBD
  • Niedrigere Liegezeiten von Rechnungen
  • Individuell konfigurierbar Workflow
  • Intuitiv und anwenderfreundlich
  • ZUGFeRD für elektronischen Rechnungsaustausch
  • Anbindung an ERP- und Archvi-Systeme
  • Rechnung automatisch erfassen
  • Archiv aller Rechnungen

Erfolgreicher E-Rechnung Workflow mit AristaInvoice

Mit einem E-Rechnung Workflow werden Ihre Arbeitsprozesse grundlegend digitalisiert. Ihre Rechnungen werden anhand eines Workflows abgearbeitet, verbucht und an einem Ort revisionssicher archiviert. Sie erhalten einen Rechnungsworkflow, der Ihre Arbeitsprozesse digitalisiert und in dem andere Systeme z.B. ERP-System eingebunden und zusätzliche Genehmigungen und Freigaben durch weitere Verantwortliche problemlos integriert werden können. Sie können jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen und erhalten zu jeder Rechnung einen transparenten Audit Trail. Sie senken nicht nur Ihre Kosten und den Aufwand, sondern vermeiden unnötige Tippfehler durch manuelle Eingabe. Und sollten Ihre Mitarbeiter in den Urlaub gehen, können Abwesenheitseinstellungen gesetzt werden, damit die Rechnungen immer abgearbeitet werden. Gesetzliche Fristen werden somit jederzeit eingehalten.

Keine weitere Software?

Mit unserem Workflow Add-In für Microsoft Outlook können Sie Ihre Rechnungen auch in Ihrem Outlook bequem und ohne große Schulung bearbeiten. Dafür benötigen Sie eine Add-In Installation in Ihrem Outlook und Sie können sofort loslegen.

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Inna Grünwald

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