Die E-Rechnung nimmt immer mehr Einzug. Die E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 6. September 2017 ist ein weiterer Schritt auf diesem Weg, der die Bedeutung der E-Rechnung für Unternehmen unterstreicht. Die Verordnung verpflichtet Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, ab dem 27. November 2020 zum Versand elektronischer Rechnungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format z.B. ZUGFeRD erstellt, übermittelt und empfangen wird. Weiter muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Die Rechnung ist somit nicht mehr auf Papierform und entspricht einer vordefinierten Struktur. Mit speziellen Software-Lösungen für Rechnungseingang kann der Rechnungsprozess anhand eines Workflows weiter ausgearbeitet und digitalisiert werden.
E-Rechnung, ein großer Aufwand?
Gerade klein- und mittelständische Unternehmen stehen vor der großen Aufgabe ihre alten Prozesse zu digitalisieren und das passende Werkzeug für ihre Arbeitsprozesse zu finden. Nicht nur die Kosten und der Umsetzungaufwand sind große Faktoren, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen über die Software frühzeitig in Kenntnis gesetzt und erfolgreich geschult werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, wie weit die neue Software integriert werden soll und ob mögliche weitere Arbeitsprozesse sowie bestehende Systeme in den Workflow miteingebunden werden sollen.
E-Rechnungen richtig umsetzen
Es gibt eine Vielzahl an Workflow Software für E-Rechnungen, die den Anwender bei der Genehmigung, Buchung und Archivierung ihrer Rechnungen unterstützen.
Die Workflow Software AristaInvoice macht die Digitalisierung des Rechnungseingangs besonders einfach. AristaInvoice hilft, das ganze Potential der E-Rechnung auszuschöpfen, um optimal davon zu profitieren. So wird nicht nur der Empfang und die Erfassung der E-Rechnung digitalisiert, sondern der gesamte damit verbundene Rechnungsworkflow. Dieser lässt sich leicht an unternehmenspezifische Anforderungen anpassen. Dadurch können beliebig komplexe Abläufe digitalisiert und bestehende Unternehmensanwendungen wie ERP-oder Archiv-Systeme entlang eines Gesamtprozesses vernetzt werden.
- Korrekte Buchführung nach GoBD
- Niedrigere Liegezeiten von Rechnungen
- Individuell konfigurierbar Workflow
- Intuitiv und anwenderfreundlich
- ZUGFeRD für elektronischen Rechnungsaustausch
- Anbindung an ERP- und Archiv-Systeme
Erfolgreicher E-Rechnung Workflow mit AristaInvoice
Mit einem E-Rechnung Workflow werden Ihre Arbeitsprozesse grundlegend digitalisiert. Ihre Rechnungen werden anhand eines Workflows abgearbeitet, verbucht und an einem Ort revisionssicher archiviert. Sie erhalten einen Rechnungsworkflow, der Ihre Arbeitsprozesse digitalisiert und in dem andere Systeme z.B. ERP-System eingebunden und zusätzliche Genehmigungen und Freigaben durch weitere Verantwortliche problemlos integriert werden können. Sie können jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen und erhalten zu jeder Rechnung einen transparenten Audit Trail. Sie senken nicht nur Ihre Kosten und den Aufwand, sondern vermeiden unnötige Tippfehler durch manuelle Eingabe. Und sollten Ihre Mitarbeiter in den Urlaub gehen, können Abwesenheitseinstellungen gesetzt werden, damit die Rechnungen immer abgearbeitet werden. Gesetzliche Fristen werden somit jederzeit eingehalten.
Keine weitere Software?
Sie möchten vermeiden, ein weiteres Tool einzuführen? Kein Problem. Mit AristaFlows Workflow Add-In für Microsoft Outlook können Sie E-Rechnungen auch in Ihrem Outlook bequem und ohne große Schulung bearbeiten. Dazu benötigen Sie lediglich eine Add-In Installation in Ihrem Outlook und Sie können sofort loslegen.
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