Workflows mit dem Workflow-Management-System modellieren, digitalisieren und automatisieren

Die AristaFlow BPM Suite als Workflow-Management-System ermöglicht die effiziente Entwicklung individueller Workflows. Von der fachlichen Modellierung der Geschäftsprozesse in BPMN über die Automatisierung bis hin zum Monitoring im Workflow-Cockpit bietet das Workflow-Management-System für jede Phase die richtigen Werkzeuge. Ihre Geschäftsprozesse laufen einem vordefinierten Workflow mit allen Abhängigkeiten, Fristen und Stakeholdern, die der laufende Betrieb benötigt. Sie optimieren nicht nur Ihre Arbeitsabläufe, sondern verkürzen auch die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter, reduzieren die Fehleranfälligkeit der Nutzer, minimieren die laufenden Kosten innerhalb der Abteilungen und können jederzeit in Ihren laufenden Betrieb eingreifen.
Sie gewinnen den vollen Überblick über Ihre Geschäftsprozesse. Ihre Mitarbeiter erhalten die Informationen, die sie benötigen – zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Die wichtigsten Funktionen des Workflow-Management-Systems im Überblick

Prozessdesigner
Prozessdesigner

Workflows graphisch modellieren und optimieren

Der Prozessdesigner ermöglicht Ihnen die Abbildung Ihrer Geschäftsvorgänge in einem AristaFlow Workflowmodell. Der Prozessdesigner enthält alle Funktionen für die graphische Modellierung von Abläufen und Informationsflüssen. Eine integrierte On-the-fly Plausibilitätsprüfung stellt bereits während der Modellierung eine maximal mögliche Fehlerfreiheit für den auszuführenden Workflow sicher. In Kombination mit dem Formulardesigner, ermöglicht der Prozessdesigner die Erstellung von Human Workflows ohne Programmierung. Über die mitgelieferten Anwendungsbausteine können im Workflow beliebig Daten mit Drittsystemen, wie Datenbanken ausgetauscht und Standardfunktionen, wie E-Mail-Versand konfiguriert werden. Weiterhin können Sie die Verantwortlichen den Workflowschritten zuordnen und Ihre Prozess-/Workflowversionen verwalten.

Formulare komfortabel gestalten

Mit dem Formulardesigner erstellen Sie Formulare nach dem WYSIWYG-Prinzip. Per Drag & Drop können Formularelemente wie Auswahllisten, Checkboxen, Radiobuttons und Textzeilen im Formular angeordnet werden. Über JavaScript können den Formularelementen besondere Funktionen übergeben werden wie z.B. Felder berechnen, Bereiche in Abhängigkeit von Daten ein-/ausblenden, Dokumente hoch-/runterladen und Daten aus Datenquellen anzeigen. Mit seinen umfassenden Möglichkeiten bietet Ihnen der Formulardesigner genau das richtige Werkzeug, um auch Ihre komplexesten Formularflüsse elegant abbilden zu können.

Formulardesigner
Formulardesigner
Laufender Workflow in Echtzeit
Laufender Workflow in Echtzeit

Abläufe in Echtzeit überwachen

Sie können zu jedem Zeitpunkt sehen, an welcher Stelle sich die Abarbeitung jedes einzelnen Geschäftsvorgangs in Ihrem Unternehmen befindet – und das in Echtzeit. Abteilungsleiter oder Manager erhalten einen Einblick in alle laufenden und abgeschlossenen Workflows Ihres Unternehmens.
Komfortable Such- und Filtermöglichkeiten ermöglichen Ihnen gezielt einzelne Vorgänge zu finden und bei Bedarf steuernd einzugreifen. Fehlgeschlagene Schritte, z.B. auf Grund temporär nicht verfügbarer Drittsysteme, können einfach gefunden und mit einem Klick zurückgesetzt werden. Aufgaben können von zentraler Stelle delegiert und neuverteilt werden. Die Abarbeitung jedes Vorgangs wird lückenlos protokolliert und steht Ihnen sowohl für Audit-Zwecke als auch als Input für Business Intelligence oder im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zur Verfügung.

Anwendungen integrieren und verbinden

Beliebige Anwendungen und Services lassen sich mit geringem Aufwand in Plug-and-Play-Art zu einer Prozesslandschaft verbinden und orchestrieren. Die gesamte Workflowfunktionalität kann mittels API abgerufen und in eigene Entwicklungen integriert werden. So können Sie angefangen von branchenspezifischen eigenen Clients über die Integration in spezifische Eigenentwicklungen bis hin zur nahtlosen Integration von Workflow-Funktionalität in ERP, CRM, DMS, usw. alle Möglichkeiten ausschöpfen, die Ihnen durch das Workflow-Management-System zur Verfügung stehen.

Anwendungen über den Workflow orchestrieren
Anwendungen über den Workflow orchestrieren
Workflow Add-In für Microsoft Outlook
Workflow Add-In für Microsoft Outlook

Auf einem Blick erkennen, welche Aufgaben anstehen

Ihre Mitarbeiter sehen auf einen Blick, welche Aufgaben aktuell für sie anstehen, bis wann diese zu erledigen sind und mit welcher Dringlichkeit sie diese zu bearbeiten haben. Ob in einem gesonderten Client oder Web-App, in Microsoft Outlook mit dem Workflow Add-In für Outlook oder in einer Eingabemaske Ihrer Anwendung – von überall aus können Aufgaben gestartet, bearbeitet und anhand eines grafischen Prozessmodells in Echtzeit nachverfolgt werden. Das Speichern von Zwischenergebnissen ist zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung möglich. Von Ihnen erledigte Aufgaben und die dabei eingetragenen Daten können Sie im read-only Modus auch im Nachhinein wieder abrufen. Mit LDAP und Active Directory lassen sich bestehende Organisationsstrukturen unkompliziert übernehmen.

Use Cases bei Kunden

Optimiertes Störungsmanagement durch Workflow-Unterstützung
Workflow-Management-System versus Workflow-Plattform

Workflow-Management-System versus Workflow-Plattform

Neben AristaFlows Workflow-Management-System AristaFlow BPM Suite stellt AristaFlow auch eine BPM-Plattform zur Verfügung. Letztere ermöglicht es, andere Systeme, insbesondere Fachanwendungen, transparent und ohne separat wahrnehmbares System mit Workflow-Funktionalität auszurüsten.
Erfahren Sie in unseren Blog-Einträgen noch mehr über die Unterschiede zwischen einem Workflow-Management-System und einer Workflow-Plattform und deren Use Cases und finden Sie die optimale Lösung für Ihre Anwendungsfälle.

Weitere Infos