Workflow-gestütztes Finanz- und Rechnungswesen

Sie haben wichtige Abläufe im Unternehmen, die viele Verantwortlichkeiten, Freigaben und einen engen Zeitplan fordern?
Sie versinken in Berge von Papier und Dateien, die Sie mit Ihren Kollegen austauschen und an verschiedenen Orten ablegen? Den aktuellen Status der Bearbeitung können Sie nicht immer nachverfolgen und alte Dokumente können nur schwer durchsucht oder gefiltert werden?
Lange Durchlaufzeiten, viele Verantwortliche in der Prozesskette und der enge Zeitplan erschweren das Ganze nur noch.

Sie benötigen einen effizienten Workflow, der wiederkehrende und parallele Abläufe wie zum Beispiel eine Budgetplanung oder das Bearbeiten von Eingangsrechnungen bestmöglich automatisiert. Mit Hilfe eines Worfklows erhalten Sie stets den Überblick über den aktuellen Status, alle bearbeitenden Daten werden an einem Ort abgelegt und können über verschiedene Filtermöglichkeiten ausgewertet werden, um Engpässe frühestmöglich zu erkennen. Wichtige Abläufe mit einer Frist können durch geregelte Freigaben und Genehmigungen pünktlich bearbeitet und die nächst folgenden Abläufe zur Weiterverarbeitung angestoßen werden. Ähnliche Workflows finden Sie in vielen weiteren Bereichen wie

 

  • Bestellanforderungen und Asset Management
  • Investitionsmanagement
  • Facilities Management
  • Budgetplanung und Genehmigungen
Klare Verantwortlichkeiten

Klare Verantwortlichkeiten

Klare Regelungen wer was und bis wann erledigen muss

Sichtbarkeit aller täglichen Aktivitäten

Sichtbarkeit aller täglichen Aktivitäten

Jederzeit einsehen, wer welche Aufgaben wann erledigt hat

Zentrale Aufbewahrung aller Daten

Zentrale Aufbewahrung aller Daten

Dokumente können jederzeit abgerufen und gefiltert werden

Budget- und Planungsprozesse erfolgreich digitalisieren

Eine Budgetplanung unterläuft einer mehrstufigen Genehmigungskette. Zusätzlich zur Genehmigung müssen weitere Anforderungen wie eine Statusübersicht über den aktuellen Stand, Historienübersicht wer wann was genehmigt hat, Auswertungen über getätigte Budgets, Überblick, welche Budgets aus anderen Budget-Töpfen kompensiert werden können, erfüllt werden.
Mit AristaFlows Spreadsheet Router können Sie den gesamten Budget- und Planungsprozess schnell und einfach abbilden. Steuerung von Organisationen, Bereitstellung von Daten, rechtzeitige Genehmigung des Budgets können problemlos abgebildet werden. Ihre tabellengestützen Dokumente können inklusive Formeln in Excel übertragen und anhand eines Genehmigungsworkflows gesteuert werden. Für zeitkritische Genehmigungen setzen Sie eine Fälligkeit und können sich sicher sein, dass alle Beteiligten Ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen. Anhand verschiedener Auswertungsmöglichkeiten behalten Sie Ihre Budgetplanungen stets im Auge und können so für weitere Projekte besser planen.

Ihre Vorteile

  • Beschleunigte Durchlaufzeiten
  • Schnellere Reaktionszeiten
  • Effiziente Aufgabenbearbeitung
  • Abhängigkeiten leicht erkennbar
  • Abbildung unternehmensinterner Richtlinien
  • Alle Budgetplanungen an einem Ort
  • Alle Budgetplanungen können per Klick in eine gesonderte Excel-Datei exportiert werden
  • Anwender bleiben in Ihrer "Excel-Sprache"
  • Bereits komplex errechnete Formeln bleiben im Excel erhalten
  • Dashboard Spreadsheet Router
  • Aufgabenliste eines Benutzers
  • Auswertung über die Instanzen

Eingangsrechnungen automatisieren und sicher ablegen

AristaInvoice macht die Digitalisierung des Rechnungseingangs so einfach wie nie. Ihre Eingangsrechnungen, definiert nach einem Standardformat (ZUGFeRD), werden nach einem vordefinierten Workflow gesteuert. Dabei werden Ihre Eingangsrechnungen erfasst und über Rechnungsprüfung zur weiteren Verarbeitung verschickt. Ist die Rechnungssumme höher als das konfigurierte Limit, müssen weitere Freigaben erfolgen. Nach Rechnungsfreigabe erfolgt die Rechnungsbuchung.
Durch die Workflow-Unterstützung profieren Sie von niedrigeren Liegezeiten, höherer Transparenz des Bearbeitungszustandes und verbesserter Auskunftsfähigkeit gegenüber Kreditoren.

Ihre Vorteile

  • Automatisierung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen
  • Unterstützung des Standardformat für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD)
  • Schnelle Freigabezyklen dank Eskalationsmechanismen
  • Vermeidung von doppelter Datenhaltung
  • Sicherstellen der gesetzlichen Archivierungspflichten
  • Einsparung von Ressourcen
  • Ein zentraler Ort für alle Eingangsrechnungen
  • Schnelle Suchfilter erleichtern das Finden der Eingangsrechnung
  • Rechnungsarchiv
  • Ausgelesene Rechnung

Aber Ihr größter Vorteil ...

Unsere Workflow-Lösungen basieren alle auf den Funktionalitäten unseres Workflow-Management-Systems, so dass alle Workflow-Lösungen problemlos miteinander kommunizieren und um weitere Workflow-Funktionalitäten erweitert werden können. Dank unserer Workflow-Plattform können auch bereits bestehende Systeme im Unternehmen mit Workflow-Funktionalitäten ausgestattet werden.

Sprechen Sie mit uns über Ihr Digitalisierungsprojekt

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Eingangsrechnungsbearbeitung und Budget- und Planungsprozesse sind nur zwei Anwendungsfälle, die mit der AristaFlow BPM Suite mit geringem Aufwand nachhaltig digitalisiert werden können.
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