Was ist Workflow Management?

Jedes Unternehmen durchläuft täglich verschiedene Arbeitsabläufe in unterschiedlichen Abteilungen mit unterschiedlichen Zielgruppen. Ob das Übertragen von Daten oder eine einfache Rechnungsüberweisung. Wie lassen sich solche wiederkehrenden Arbeitsabläufe verbessern, vereinfachen oder sogar automatisieren? Um einen kontinuierlich optimierten Betrieb aufrecht zu erhalten, wird Workflow Management hinzugezogen. Das Workflow Management koordiniert und steuert die Arbeitsabläufe und stellt Analysen für weitere Optimierungen bereit. Um diese Möglichkeiten vollends ausschöpfen zu können, stellt AristaFlow ein Workflow-Management-System sowie eine Workflow-Plattform zur Verfügung.

Workflow-Management-System

Ein Workflow-Management-System ist eine Software, mit der Anwender ihre Arbeitsabläufe in Form von Workflows abbilden, optimieren und automatisieren können. Synonym werden oft auch die Begriffe Business Process Management / BPM Suite, Workflow Tool oder Workflow Software verwendet. Ein Workflow-Management-System ist typischerweise eine Tool Suite, die verschiedene Module umfasst.

Zur Abbildung der Arbeitsabläufe bieten Workflow-Management-Systeme in den meisten Fällen ein graphisches Modellierungswerkzeug (Workflow Designer) an. Eine Workflow Engine dient zur Ausführung modellierter Abläufe. Die Workflow Engine führt die einzelnen Schritte in der modellierten Reihenfolge aus und sorgt für den Datenaustausch mit eingebundenen Anwendungen. Unterstützt die Workflow Software auch Events, können diese das Weiterschalten im Workflow beeinflussen oder andere Workflows anstoßen. Ereignisse sind beispielsweise die Fertigstellung einer anderen Workflow-Instanz oder den Eingang einer E-Mail.


Häufig gibt es ein Modul, mit dem sich laufende Workflows, Workflow-Instanzen genannt, überwachen lassen (Workflow Monitoring). Hierbei gibt es jedoch große Unterschiede zwischen verschiedenen Anbietern, so dass sich ein genauer Blick lohnt.

Human Workflows

Bei Human Workflows sind alle Schritte im Workflow Schritte mit Benutzerinteraktionen. Hier spielen Formular- und Dokumentenflüsse eine zentrale Rolle. Ein modellierter Workflow mit Informationsflüssen sollte möglichst per Click automatisiert sein und sofort ausgeführt und Formulare automatisch auf den Informationsflüssen erzeugt werden. Ein guter Formulardesigner ist notwendig, um selbst möglichst komfortabel und ohne kompliziertes Programmieren Formulare, z.B. in der entsprechenden Corporate Identity, zu erstellen.

Vom Workflow abweichen, ohne die Workflow Software umgehen zu müssen

Viele Workflow-Management-Systeme sind unflexibel. Das bedeutet, dass Änderungen, nachdem ein Workflow bereits gestartet wurde, kaum oder nur unter Risiko von Fehlern möglich sind. Möchten Sie Abläufe auch im laufenden Betrieb flexibel halten und bei Bedarf vom vormodellierten Workflow abweichen können, ohne die Workflow Software umgehen zu müssen, sollten Sie auf Ad-hoc-Flexibilität achten. Wichtig dabei ist, dass alle Eingriffe und Änderungen an dem bereits laufenden Workflow, einer sog. Workflow-Instanz, lückenlos dokumentiert werden. Auf diese Weise lassen sich alle Workflow-Änderungen auch im Nachhinein nachvollziehen. Der Anwender erhält ein System, mit dem er seinen laufenden Betrieb abbilden, optimieren und auf die Zukunft bestens wappnen kann.

Sie benötigen Unterstützung bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens? Gerne stellen wir Ihnen in einem kostenlosen Webinar die Möglichkeiten unseres Workflow-Management-Systems und der Workflow-Plattform vor.

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Thao Ly

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