Optimiertes Störungsmanagement durch Workflow-Unterstützung

Die Schwäbische Härtetechnik Ulm GmbH & Co. KG (SHU) ist eine der größten inhabergeführten Lohnhärtereien Deutschlands. Als ISO/TS zertifiziertes Unternehmen verfolgt die SHU einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Störungen in der Produktion frühzeitig zu erkennen und zukünftig zu vermeiden, ist deshalb ein wichtiges Anliegen der SHU. Um Störungen an ihren Härte- und anderen Anlagen zu erfassen und zu bearbeiten, setzte die SHU in der Vergangenheit auf eine gewachsene Lösung aus „Office-Bordmitteln“. Durch die Einführung des Störungsportals von AristaFlow gelang es, das Störungsmanagement erheblich und nachhaltig zu vereinfachen.

Ausgangssituation: Prozesskoordination per E-Mail nach dem Gießkannenprinzip

Ausgangspunkt des Störungsmanagement-Prozess ist die Erfassung einer Störung an einem Ofen oder anderen Anlagen. Die Störungsdaten wurden durch einen Mitarbeiter in der Fertigung mittels eines elektronischen Formblatts in Microsoft Excel® erfasst. Das Formblatt mit den Störungsdaten wurde per E-Mail-Anhang an einen Verteiler geschickt. Die Empfänger mussten selbstständig prüfen, ob sie von der Störung betroffen sind und gegebenenfalls ihren Teil im Formblatt ausfüllen. Im Anschluss wurde das Formblatt wiederum an weitere Mitarbeiter, z.B. aus der Qualitätssicherung, verschickt.

Dieses „Gießkannenprinzip“ der Weiterleitung des Formblatts erwies sich ab einer bestimmten Anzahl an Störungen als ineffizient und brachte einige Nachteile mit sich. So resultieren beispielsweise aus der Weiterleitung unterschiedliche Versionen des Formblatts, die aufwändig manuell zusammengeführt werden mussten. Auch eine Einschränkung, welche Teile des Formblatts von Mitarbeitern welcher Bereiche ausgefüllt werden sollten, war nicht möglich. Eingabehilfen zur Unterstützung des Anwenders und zur Sicherstellung und Erleichterung der Auswertbarkeit existierten nicht. Auswertungen, um z.B. präventive Instandhaltungsmaßnahmen anzustoßen, waren daher nur mit großem Aufwand und nicht in Echtzeit möglich. Ein weiterer Nachteil war die fehlende Nachvollziehbarkeit des durchgeführten Prozesses.

Gewachsener Prozess der Störungsmeldung
Der gewachsene Prozess der Störungsmeldung bei der SHU mit Hilfe eines Excel Formblatts führte zu verschiedenen Problemen.

Probleme der gewachsenen Bestandslösung

  • Unnötig viel E-Mail-Verkehr durch Weitergabe von Störungsmeldung nach dem Gießkannenprinzip
  • Fehlender Übersicht über den Status der Störungsmeldung
  • Aufwändige Konsolidierung der erfassten Daten, u.A. für Audits
  • Geringe Datenqualität aufgrund der Eingabe fehlerhafter Daten

Störungsmanagementprozess gesteuert durch AristaFlows Workflow-Management-System

Mit dem Ofenstörungsportal wurde mit Hilfe der AristaFlow BPM Suite eine workflow-basierte Lösung geschaffen, die alle Tätigkeiten rund um die Erfassung und Abarbeitung von Ofenstörungen unterstützt. AristaFlows Workflow-Management-System macht es besonders einfach, beliebige Abläufe wie Störungsmanagementprozesse abzubilden und als Workflow zu automatisieren.

Als Web-Anwendung realisiert ist das Störungsportal von überall aus erreichbar. Bei Auftreten von Störungen können Mitarbeiter der Fertigung in den Produktionshallen bequem alle erforderlichen Informationen zur Störung aufnehmen. Auf Grundlage der erfassten Daten koordiniert die Process Engine der AristaFlow BPM Suite entsprechend des im Workflow-Management-System modellierten Workflows die weitere Aufgabenverteilung. Statt des Gießkannenprinzips werden alle betroffenen Mitarbeiter in den Bereichen Fertigung, Instandhaltung und Qualitätssicherung gezielt informiert. Ist beispielsweise eine Störung nicht qualitätsrelevant, wird die Qualitätssicherung auch nicht involviert.

In ihrem Aufgabenkorb finden die betroffenen Mitarbeiter nicht nur zur richtigen Zeit die zu erledigende Aufgabe, sondern auch alle notwendigen Informationen, um ihre Aufgaben reibungslos zu erledigen. Die manuelle Koordination über E-Mail entfällt, wodurch unnötiger E-Mail-Verkehr reduziert wird.

  • Optimierte Unterstützung der Anwender bei der Erfassung der Störungsmeldungen durch Ausfüllhilfen
  • Berücksichtigung von Werke, Anlagen, Öfen und Störungstypen
  • Anbindung an das ERP-System
  • Gezielte Aufgabenverteilung entsprechend des im Workflow-Management-System hinterlegten Workflows
  • Übersichtliche Aufgabenkörbe für alle Anwender
  • Echtzeit-Auswertung von Störungs- und Prozessdaten
  • Ermöglicht präventive und reaktive Instandhaltung

Automatische Auswertung auf Knopfdruck

Das bisherige Auswertungsverfahren war zeitaufwändig und kostenintensiv. Daten mussten manuell zusammengeführt werden. Das neue Ofenstörungsportal erstellt Auswertungen von Ofenstörungen auf Knopfdruck. Mit dem integrierten Echtzeit-Monitoring mittels automatisch generierter Charts und Analysen lassen sich schon frühzeitig Tendenzen erkennen, etwa gehäufte mechanische Störungen. Dies ermöglicht frühzeitige Instandhaltungsmaßnahmen, die zu Kostenersparnissen führen können.

Echtzeit-Auswertung von Störungsdaten
SHU setzt auf AristaFlows Workflow-Management-System

Über SHU

Die Schwäbische Härtetechnik Ulm GmbH & Co KG (SHU) gehört zu den größten inhabergeführten Lohnhärtereien Deutschlands. Mit modernen Fertigungsanlagen, neuester Messtechnologie und geschultem Fachpersonal bietet die SHU ihren Kunden Beratung und Dienstleistungen rund um Wärme- und Oberflächenbehandlung. Namhafte Unternehmen aus den Bereichen Automobil, Baumaschinen, Fahrgastrückhaltesysteme, Maschinenbau, Wälz- und Kugellager, Verbindungselemente und viele mehr zählen zum großen Kundenkreis der SHU.

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Inna Grünwald

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