Optimiertes Störungsmanagement durch Workflow-Unterstützung

Ausgangspunkt des Störungsmanagement-Prozess ist die Erfassung einer Störung an einem Ofen oder anderen Anlagen. Die Störungsdaten wurden durch einen Mitarbeiter in der Fertigung mittels eines elektronischen Formblatts in Microsoft Excel® erfasst. Das Formblatt mit den Störungsdaten wurde per E-Mail-Anhang an einen Verteiler geschickt. Die Empfänger mussten selbstständig prüfen, ob sie von der Störung betroffen sind und gegebenenfalls ihren Teil im Formblatt ausfüllen. Im Anschluss wurde das Formblatt wiederum an weitere Mitarbeiter, z.B. aus der Qualitätssicherung, verschickt.

Dieses „Gießkannenprinzip“ der Weiterleitung des Formblatts erwies sich ab einer bestimmten Anzahl an Störungen als ineffizient und brachte einige Nachteile mit sich. So resultieren beispielsweise aus der Weiterleitung unterschiedliche Versionen des Formblatts, die aufwändig manuell zusammengeführt werden mussten. Auch eine Einschränkung, welche Teile des Formblatts von Mitarbeitern welcher Bereiche ausgefüllt werden sollten, war nicht möglich. Eingabehilfen zur Unterstützung des Anwenders und zur Sicherstellung und Erleichterung der Auswertbarkeit existierten nicht. Auswertungen, um z.B. präventive Instandhaltungsmaßnahmen anzustoßen, waren daher nur mit großem Aufwand und nicht in Echtzeit möglich. Ein weiterer Nachteil war die fehlende Nachvollziehbarkeit des durchgeführten Prozesses.

Mit dem Ofenstörungsportal wurde mit Hilfe der AristaFlow BPM Suite eine workflow-basierte Lösung geschaffen, die alle Tätigkeiten rund um die Erfassung und Abarbeitung von Ofenstörungen unterstützt. AristaFlows Workflow-Management-System macht es besonders einfach, beliebige Abläufe wie Störungsmanagementprozesse abzubilden und als Workflow zu automatisieren.

Als Web-Anwendung realisiert ist das Störungsportal von überall aus erreichbar. Bei Auftreten von Störungen können Mitarbeiter der Fertigung in den Produktionshallen bequem alle erforderlichen Informationen zur Störung aufnehmen. Auf Grundlage der erfassten Daten koordiniert die Process Engine der AristaFlow BPM Suite entsprechend des im Workflow-Management-System modellierten Workflows die weitere Aufgabenverteilung. Statt des Gießkannenprinzips werden alle betroffenen Mitarbeiter in den Bereichen Fertigung, Instandhaltung und Qualitätssicherung gezielt informiert. Ist beispielsweise eine Störung nicht qualitätsrelevant, wird die Qualitätssicherung auch nicht involviert.

In ihrem Aufgabenkorb finden die betroffenen Mitarbeiter nicht nur zur richtigen Zeit die zu erledigende Aufgabe, sondern auch alle notwendigen Informationen, um ihre Aufgaben reibungslos zu erledigen. Die manuelle Koordination über E-Mail entfällt, wodurch unnötiger E-Mail-Verkehr reduziert wird.

Das bisherige Auswertungsverfahren war zeitaufwändig und kostenintensiv. Daten mussten manuell zusammengeführt werden. Das neue Ofenstörungsportal erstellt Auswertungen von Ofenstörungen auf Knopfdruck. Mit dem integrierten Echtzeit-Monitoring mittels automatisch generierter Charts und Analysen lassen sich schon frühzeitig Tendenzen erkennen, etwa gehäufte mechanische Störungen. Dies ermöglicht frühzeitige Instandhaltungsmaßnahmen, die zu Kostenersparnissen führen können.