Ein Genehmigungsprozess bzw. Freigabeprozess beschreibt alle Workflow-Schritte, um Anfragen, Informationen oder Ergebnisse durch berechtigte Verantwortliche genehmigen oder freigeben zu lassen. Dabei müssen die Verantwortlichen innerhalb eines Zeitrahmens auf unterschiedliche Ereignisse Aktionen durchführen wie das Genehmigen oder Ablehnen eines Antrags.

Freigabe- und Genehmigungsprozesse finden sich überall im Arbeitsalltag wie die Genehmigung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen, Material- und Bedarfsanforderungen sowie erstellten Angeboten und Verträgen.

Dabei laufen Genehmigungs- und Freigabeprozesse oft nach einem ähnlichen Muster ab. Deshalb besteht hier ein großes Potenzial, diese wichtigen Routineprozesse durch Workflow-Automatisierung effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten. Davon profitieren alle Beteiligten.

Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit AristaFlow BPM Software

  • Generischer Freigabeprozess leicht individuell erweiter- und anpassbar – Sofort einsetzbar
  • Klare Aufgabenverteilung durch definierten Workflow
  • Anwender können von überall aus Genehmigungs- und Freigabeprozesse bearbeiten
  • Einstufige und mehrstufige Freigaben
  • Flexibles Rollenkonzept zum Einbinden von Mitarbeitern und zur Abbildung der Unternehmensstruktur
  • Setzen von Vertreter-Regelungen (z.B. bei Abwesenheiten)
  • Einstellen von Deadlines, Eskalationsmaßnahmen – Nie wieder Stress vor dem Fristende
  • Aufgaben für den Genehmigungs- und Freigabeprozess per Mail, online oder direkt in Outlook erhalten und erledigen
  • Übersicht über alle laufenden und abgeschlossenen Freigabe- und Genehmigungsprozesse
  • Parallele und/oder serielle Abarbeitung von Genehmigungsaufgaben
  • Übernahme der Workflowdaten in Datenbanken oder anderen Systemen wie z.B. Kalender
  • Einbindung weiterer Drittsysteme

Beispiel Genehmigungs- und Freigabeprozess

Der Workflow steuert und dokumentiert automatisch alle zuständigen Verantwortlichen und löst mit Hilfe von Eskalationen und anderen Events Aktionen aus, um die Freigabe eines Vorgangs fristgerecht zu beenden. Mitarbeiter X startet einen Workflow für einen Vorgang. Der Workflow weist automatisch Aufgaben zu und versendet E-Mail Benachrichtigungen an die zuständigen Verantwortlichen. Mitarbeiter Y überprüft das Aufgabenformular und kann den Vorgang genehmigen, ablehnen, Änderungen vornehmen oder die Aufgabe jemand anderem zuweisen. Je nach Zuständigkeitsfeld können auch Verzweigungen eingesetzt werden, mit Hilfe derer der Workflow prüft, welcher zuständige Verantwortlicher als Nächstes dran ist. Sind die zuständigen Mitarbeiter im Urlaub, werden ihre Aufgaben einem Vertreter zugeteilt. Reagiert der zuständige Verantwortlicher nicht fristgerecht, folgen weitere Mails an den zuständigen Verantwortlichen als auch an ihren Vorgesetzten bis hin zu automatischem Delegieren an eine andere Person. Der aktuelle Stand kann durch Vorgesetzte überprüft und jederzeit in einen laufenden Vorgang eingegriffen werden.

Ob Ihr Freigabeprozess so aussieht oder sogar vollkommen anders, ob er ganz einfach ist oder wesentlich komplexer, ob er mehr Schritte enthält und mehr Personen involviert – alles kein Problem. AristaFlow BPM Suite bietet die Möglichkeit, den Standardprozess anzupassen oder Ihren invidiuellen Freigabeprozess abzubilden und ohne jegliche Programmierung in einen automatisierten Workflow zu transformieren. Sie erhalten einen Workflow, der Beteiligte und relevante Daten verbindet, mit dem Anwender von überall aus Freigabe- und Gemehnigungsprozesse abwickeln können.

Freigabeworkflow
Beispiel: Freigabeprozess

Papierlos und weniger E-Mail-Kommunikation

Mit der Automatisierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen schaffen Sie digitalisierte Abläufe, die ohne Papier auskommen. Gleichzeitig reduzieren Sie die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen, da Aufgaben online abgerufen werden und Erinnerungen nur gezielt versendet werden.

Sie sind an einer papierlosen, elektronischen Abwicklung und Dokumentation Ihrer Freigaben, Genehmigungen und Ablehnungen interessiert? Fordern Sie kostenlos ein Webinar an und sprechen Sie mit uns über Ihre Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

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Inna Grünwald

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