Ein Genehmigungsprozess bzw. Freigabeprozess beschreibt alle Workflow-Schritte, um Anfragen, Informationen oder Ergebnisse durch berechtigte Verantwortliche genehmigen oder freigeben zu lassen. Dabei müssen die Verantwortlichen innerhalb eines Zeitrahmens auf unterschiedliche Ereignisse Aktionen durchführen wie das Genehmigen oder Ablehnen eines Antrags.

Freigabe- und Genehmigungsprozesse finden sich überall im Arbeitsalltag wie die Genehmigung und Freigabe von Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen, Material- und Bedarfsanforderungen sowie erstellten Angeboten und Verträgen.

Dabei laufen Genehmigungs- und Freigabeprozesse oft nach einem ähnlichen Muster ab. Deshalb besteht hier ein großes Potenzial, diese wichtigen Routineprozesse durch Workflow-Automatisierung effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten. Davon profitieren alle Beteiligten.

Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit AristaFlow BPM Software

  • Generischer Freigabeprozess leicht individuell erweiter- und anpassbar – Sofort einsetzbar
  • Klare Aufgabenverteilung durch definierten Workflow
  • Einstufige und mehrstufige Freigaben
  • Flexibles Rollenkonzept zum Einbinden von Mitarbeitern und zur Abbildung der Unternehmensstruktur
  • Setzen von Vertreter-Regelungen (z.B. bei Abwesenheiten)
  • Einstellen von Deadlines, Eskalationsmaßnahmen – Nie wieder Stress vor dem Fristende
  • Aufgaben für den Genehmigungs- und Freigabeprozess per Mail, online oder direkt in Outlook erhalten und erledigen
  • Übersicht über alle laufenden und abgeschlossenen Freigabe- und Genehmigungsprozesse
  • Parallele und/oder serielle Abarbeitung von Genehmigungsaufgaben
  • Übernahme der Workflowdaten in Datenbanken oder anderen Systemen wie z.B. Kalender
  • Einbindung weiterer Drittsysteme

Beispiel Genehmigungs- und Freigabeprozess

Der Workflow steuert und dokumentiert automatisch alle zuständigen Verantwortlichen und löst mit Hilfe von Eskalationen und anderen Events Aktionen aus, um die Freigabe eines Vorgangs fristgerecht zu beenden. Mitarbeiter X startet einen Workflow für einen Vorgang. Der Workflow weist automatisch Aufgaben zu und versendet E-Mail Benachrichtigungen an die zuständigen Verantwortlichen. Mitarbeiter Y überprüft das Aufgabenformular und kann den Vorgang genehmigen, ablehnen, Änderungen vornehmen oder die Aufgabe jemand anderem zuweisen. Je nach Zuständigkeitsfeld können auch Verzweigungen eingesetzt werden, mit Hilfe derer der Workflow prüft, welcher zuständige Verantwortlicher als Nächstes dran ist. Sind die zuständigen Mitarbeiter im Urlaub, werden ihre Aufgaben einem Vertreter zugeteilt. Reagiert der zuständige Verantwortlicher nicht fristgerecht, folgen weitere Mails an den zuständigen Verantwortlichen als auch an ihren Vorgesetzten bis hin zu automatischem Delegieren an eine andere Person. Der aktuelle Stand kann durch Vorgesetzte überprüft und jederzeit in einen laufenden Vorgang eingegriffen werden.

Freigabeworkflow
Beispiel: Freigabeprozess

Tour: Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit AristaFlow BPM Software automatisieren

Antragsbeispiel im Formulardesigner erstellen
Antragsbeispiel im Formulardesigner erstellen

Mit dem AristaFlow Formulardesigner kann jedes Formular, ob Urlaubsantrag, Reisekostenabrechnung oder Buchung abgebildet werden. Der Formulardesigner bietet eine große Anzahl an Operationen an wie Dropdown-Menüs, Checklisten, RadioButtons als auch Datenanbindungen zu anderen Systemen. Über Scripting kann schon im Vorfeld überprüft werden, ob die eingegebenen Daten richtig sind. Auch vordefinierte Daten können schon in das Formular geladen werden, um dem Bearbeiter beim Editieren des Formulars besser zu unterstützen. Beliebige Anhänge zum Vorgang können ebenfalls hochgeladen werden.
AristaFlow BPM Software kommt mit einem generischen Freigabeprozess, den Sie beliebig anpassen und konfigurieren können.

Mit Hilfe des Prozessdesigners können verschiedene Freigabe- und Genehmigungsprozesse abgebildet und verarbeitet werden. Zu jedem Workflowschritt können Eskalationen, Events und weitere Operationen in den Workflow aufgenommen werden. Hoch komplexe als auch einfache Aufgabenzuordnungen können jedem Bearbeiterschritt im Workflow zugeordnet werden. Mit Hilfe des Konstrukts Correctness by Construction garantiert der AristaFlow Prozessdesigner, dass jeder modellierte Freigabeprozess ausführbar ist. Automatisch generierte Workflowschritte wie E-Mail Versand können ebenfalls problemlos eingebunden werden. Zusätzlich können parallele Genehmigungsaufgaben als auch Verzweigungen und Schleifen modelliert werden, um den Freigabeprozess noch weiter auszubauen.

Freigabeprozess mit dem Prozessdesigner modellieren
Freigabeprozess mit dem Prozessdesigner modellieren
Echtzeitmonitoring eines laufenden Freigabeprozesses
Echtzeitmonitoring eines laufenden Freigabeprozesses

Im AristaFlow Monitor können Sie alle laufenden Vorgänge live mitverfolgen. Jeder Vorgang wird dokumentiert und archiviert. Durch Echtzeitmonitoring sehen Sie zu jedem Vorgang, wie weit die zuständigen Verantwortlichen sind und welche Aufgaben noch anstehen. Sollte die zuständige Person im Urlaub oder krank sein und wurde kein Vertreter gesetzt, kann in diesen Vorgang eingegriffen werden und die Aufgabe neu verteilt werden. So sichern Sie sich auch in so einem Fall eine fristgerechte Erledigung Ihres Vorgangs.

Papierlos und weniger E-Mail-Kommunikation

Mit der Automatisierung von Freigabe- und Genehmigungsprozessen schaffen Sie digitalisierte Abläufe, die ohne Papier auskommen. Gleichzeitig reduzieren Sie die E-Mail-Kommunikation im Unternehmen, da Aufgaben online abgerufen werden und Erinnerungen nur gezielt versendet werden.

Sie sind an einer papierlosen, elektronischen Abwicklung und Dokumentation Ihrer Freigaben, Genehmigungen und Ablehnungen interessiert? Fordern Sie kostenlos ein Webinar an und sprechen Sie mit uns über Ihre Genehmigungs- und Freigabeprozesse.

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Inna Grünwald

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